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Comptabilité, encaissements, les règles changent

logiciel caisse certifié

  L'administration fiscale édite de nouvelles règles concernant la comptabilité/gestion des entreprises et les encaissements de règlements clients. A compter du 1er Janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA y compris celles réalisant en tout ou en partie des opérations exonérées de TVA ou relevant de la franchise en base devront utiliser un logiciel agréé sécurisé qui enregistre les règlements de ses clients. Toutes les transactions sont concernées.
  Le logiciel utilisé devra satisfaire l'obligation d'inaltérabilité, de sécurisation et de durée de conservation, d'archivage des écritures. Les entreprises qui utiliseraient une caisse autonome sans enregistrement, ne seront pas tenues à l'obligation de recourir à un logiciel sécurisé certifié mais devront pouvoir prouver, par tous moyens, l'absence de cette utilisation (par exemple en fournissant un cahier d'écritures manuelles)

L'Article 88

 Il précise : "Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L.115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration".

Conditions à respecter

 Les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse doivent permettre à l'administration fiscale de contrôler les données enregistrées. Le logiciel ou le système doit donc prévoir un accès de l'administration fiscale à l'ensemble des données enregistrées. Lorsque le logiciel ou système sert à la tenue de la comptabilité de l'entreprise, celle-ci est soumise, en application du I de l'article L. 47 A du LPF, aux normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget pour la remise des fichiers des écritures comptables.
 Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d'origine enregistrées et les rendre inaltérables. Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.
 Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises. Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine.
 Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle. Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Toutes les données doivent être conservées.
 Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivé. Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
Justification obligatoire
 Un certificat doit être délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur de logiciel du système concerné. Si l'entreprise détient plusieurs systèmes de caisse, elle doit pouvoir présenter une attestation pour chacun d'entre eux. Ces documents attestent que le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par la législation française au 3° bis du I de l'article 286 du CGI.

Contrôle

 A tout moment, après le 1er Janvier 2018, l'administration pourra vérifier la détention d'un certificat ou d'une attestation par l'entreprise utilisatrice. En cas de non respect, une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de gestion sera appliqué et l'entreprise sera tenue de régulariser sa situation dans les deux mois suivants le contrôle.

Voir un Modèle d'attestation
Bulletin Officiel des Finances Publiques BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

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