Conservation des documents administratifs
Contrats, factures, livre comptable, statuts, savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ?.
La gestion des documents administratifs peut-être un vrai casse-tête. Nombre d'entre-vous confient la gestion administrative à un cabinet comptable. Mais lorsque cela n'est pas possible financièrement, il faut se débrouiller et respecter les règles de conservation des documents.
Les durées légales de conservation de vos documents
• Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.
• Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
• Documents fiscaux
L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
• Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Rapport du gérant, du commissaire aux comptes, du conseil d'administration 3 ans.
• Gestion du personnel
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique), Registre unique du personnel (à partir du départ du salarié), Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM pendant 5 ans.
Comptabilisation des horaires des salariés : 1 an.
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM 5 ans.
Attention : L'employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans (!) ou jusqu'à l'âge de départ en retraite de l'employé et les 6 années suivantes.
• Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
source : Ministère del'Economie
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